内蒙古大学综合专职经费专管员
工作细则（暂行）
第一章 总 则
第一条 为进一步细化综合专职经费专管员（以下简称“专管员”）工作内容，方便项目负责人（含被授权人,下同）及专管员开展经费使用相关工作，依据《内蒙古大学关于印发教学科研单位经费专管员设置方案的通知》（内大发〔2015〕3号）精神，结合实际情况，制定本细则。
第二条 专管员是学校为减轻项目负责人在经费使用中的负担，提高财务管理专业化水平，规范科研及其他专项经费的使用而设置。专管员工作宗旨应与之保持一致。
第二章 专管员的组织管理
第三条 专管员为财务处派出人员，每一名专管员负责若干学院（包括相对独立的系、所、中心，下同），专门为相关项目负责人提供服务，业务上隶属于财务处科研经费管理科。
第四条 专管员应树立良好的服务意识，掌握相关经费使用管理规定及校内财务制度，熟悉经费使用及报销流程，为项目负责人提供优质服务。
第五条 专管员的服务时间分为两个时段：
（一）上午8:00—11:50（南校区9:00—13:00），下午14:30—16:00，在办公地点（见附件）为项目负责人提供经费使用及报销相关服务。
（二）下午16:00—17:30，从自助收单设备中回收网报凭单，代项目负责人办理签批手续（不含学院签批）、报销手续等。
每周四下午，专管员需参加财务处业务培训、学习，暂停为项目负责人提供经费使用相关服务。
第六条 专管员应严格按照规定时间在相应岗位开展工作，专管员考勤管理按照《内蒙古大学财务处考勤管理规定》执行。
第七条 在北校区工作的专管员在财务处签到、签退；在南校区工作的专管员签到及上午签退通过财务处网络智能办公系统（以下简称“OA系统”）进行，下午在财务处签退。
专管员在工作期间不得随意串岗、离岗，或从事与工作无关的事项。
专管员请销假、续假、因公外出以及加班等事项，统一通过“OA系统”提出申请和审批。
第三章 专管员工作职责及工作规程
第八条 专管员主要为科研经费及由教师承担的专项项目经费使用等提供服务。具体工作职责包括：为项目负责人及相关学院提供咨询服务；为项目负责人经费使用及报销等方面提供协助服务；指导学院兼职经费专管员开展工作。
第九条 咨询服务工作规程
（一）服务内容
1. 提供相关制度及政策咨询。
2. 提供经费使用方面的业务咨询，如经费使用过程中的票据取得、经费报销流程、各类经费报销凭证要求、合同签订要点、集中采购手续以及固定资产登记流程等。
3. 为项目申报人员编制预算提供咨询，如预算内容与相应科目规定的支出范围是否相符等。
4. 指导项目负责人使用网上报销系统、到款查询系统等。
（二）服务方式
专管员可以通过以下方式提供咨询：
1. 专管员办公点现场咨询。
2. 电话咨询。
3. 引导项目负责人及相关人员在财务处网站下载管理制度、流程等资料。
4. 建立相应的QQ工作群及通讯录，主动宣传财务管理制度、最新出台的文件、相关通知，对项目负责人在经费使用中遇到的问题进行解答等。
5. 其他合适的方式。
第十条 经费使用服务工作规程
（一）集中采购申请手续办理
1. 项目负责人填写《内蒙古大学货物集中采购申请表》（一式两份，可在资产管理办公室网页下载），注明经费来源（项目名称及财务编号），在确保申请采购的内容与项目批复的预算和计划任务书相符后签字确认，并提交学院负责人签批。
2. 将《内蒙古大学货物集中采购申请表》送至专管员办公点由专管员代办后续签批手续（或自行办理）。
《内蒙古大学货物集中采购申请表》需要科研管理部门（或其他专项经费业务主管部门）、财务管理部门、审计部门、资产管理部门等签批。
3. 签批完成的《内蒙古大学货物集中采购申请表》一份交资产管理办公室，一份返回项目负责人，作为设备报销时的附件。
（二）固定资产登记
1. 业务经办人通过“内蒙古大学固定资产管理平台”对达到固定资产标准的设备进行登记，并打印《内蒙古大学仪器设备验收单》。
2. 业务经办人或专管员将《内蒙古大学仪器设备验收单》送国有资产管理办公室确认盖章后作为财务报销附件。
购买图书的，需由业务经办人将书、购书发票、书店开具的“书目明细单”提交相应学院资料室或图书馆（北校区）采编部（蒙文印本文献到蒙学采编部）办理验收手续。并将经图书馆核查责任人签字盖章的“书目明细单”作为财务报销附件。
（三）网上报销工作
1. 业务经办人分类整理票据，通过“财务管理信息系统”按要求填写网上报销单；
2. 经办人打印“网报确认单”，并经项目负责人、所在学院负责人审批后送至专管员办公点。
若经办人可以确定报销票据及附件完整、合格，后续手续也可自行办理。
3. 专管员对报销业务进行初审。若报销票据及相关附件不完整，一次性告知经办人补充相关材料；若报销票据及附件完整，经费专管员加盖名章后，分以下两种情况处理：
（1）需要到科研管理部门（或其他专项经费主管部门）、国际合作交流管理部门、资产管理部门等签批或办理相关手续，可由专管员代办。
但需要向主管部门或分管校领导说明情况的特殊报销事项，应由业务经办人员直接办理。
（2）不需要到上述部门签批或办理相关手续的，可直接就近进行报销凭证投递。
如果需要专管员代办网报投递手续的，业务经办人在网报制单过程中，需将相应专管员设为送单人。
如果需要专管员代办签批或送单业务的，需进行凭证交接登记。
4. 项目负责人或业务经办人通过“财务管理信息系统”跟踪报销进度（网报劳务费的，还需关注是否有反馈的发放失败名单），并根据财务管理部门短信提示，及时查看相关报销款项到账情况。如报销款项未到账，需及时与专管员或财务处核算科联系。
（四）非网上报销代理工作
无法通过网上报销，且手续齐全的常规、非现金报销业务可以参照本条第（三）款，由专管员代理办理。
（五）报销手续签批工作
1. 工作日下午16:00（周四除外），专管员将当天的报销凭证分类整理，到相应主管部门（不包括财务管理部门）代办签批手续。无特殊情况，当天接收的报销凭证当天签批完成。
2. 专管员将完成签批的报销凭证通过自助收单设备完成收单工作（装信封、贴条形码等），并连同当日回收的其他报销凭证一并报财务核算大厅。
3. 财务处核算科安排专人负责报销凭证的交接工作。
4. 核算人员进行审核，并按规定分类分批完成财务管理部门签批手续。
第十一条 指导学院兼职经费专管员工作规程
（一）工作内容
为相关学院及学院兼职经费专管员提供财务制度及相关政策法规的咨询以及财务业务方面的指导。
（二）工作方式
1. 收集并反馈相关项目负责人及相关学院对财务工作的意见及建议。
2. 梳理工作过程中发现的不合理或不完善的规定，作为制度修订的依据。
3. 对学院兼职经费专管员在学院经费使用过程中遇到的困难予以帮助。
第四章 其他规定
第十二条 专管员在项目经费使用过程中仅提供协助服务。项目负责人是经费使用的直接责任人，对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性法承担律责任。
第十三条 专管员需保证项目负责人所提交的报销票据的安全、完整。严禁携带报销票据外出办理与工作无关的事宜。
第十四条 本办法由财务处负责解释。
第十五条 本办法自公布之日起试行。
二O一五年五月十一日
附件：
专管员设置表
序号 |
办公点 |
专管员姓名及工号 |
电话 |
负责学院 |
1 |
南校区校园一卡通服务大厅 |
王海龙 121990018 |
499-6386 |
民族学与社会学学院、文学与新闻传播学院、历史与旅游文化学院、哲学学院、法学院、外国语学院、公共管理学院、实验动物研究中心 |
2 |
北校区校园一卡通服务大厅 |
李一鹏 121990015 李家鸣 121990017 |
499-3317 |
数学科学学院、经济管理学院、化学化工学院、环境与资源学院、马铃薯工程技术中心、体育教学部、继续教育学院、国际教育学院以及其他单位 |
3 |
蒙学楼 208房间 |
萨初荣贵 121989028 |
499-5061 |
蒙古学学院、蒙古历史学系、蒙古学研究中心、民族学与社会学学院 |
4 |
综合楼 608房间 |
赵 娜 121990016 |
499-5589 |
物理科学与技术学院、计算机学院、电子信息工程学院 |
5 |
生物楼 |
周 婷 121989027 |
|
生命科学院 |
注：1.蒙学楼专管员为蒙汉兼通人员，民族学与社会学学院科研人员可以根据需要在蒙学楼办理相关业务。
2.生物楼专管员为生命科学院工作人员，业务上接受财务处指导。
